Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển từ Việt Nam

(Case Study doanh nghiệp mất 85 triệu vì booking tàu muộn)

Trong ngành xuất nhập khẩu và logistics quốc tế, nhiều doanh nghiệp mới thường nghĩ rằng xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là một quy trình khá đơn giản:

• đóng hàng

• đặt tàu

• làm chứng từ

• giao cho khách.

Tuy nhiên thực tế tại các cảng lớn như Cát Lái, Hải Phòng hay Cái Mép, chỉ cần một sai sót nhỏ trong booking tàu hoặc bộ chứng từ xuất khẩu, doanh nghiệp có thể mất từ vài chục đến vài trăm triệu đồng chi phí phát sinh.

Tại Indochina247, chúng tôi đã từng hỗ trợ nhiều doanh nghiệp gặp các vấn đề như:

• booking tàu quá muộn

• thiếu container rỗng

• sai chứng từ xuất khẩu

• hàng bị giữ tại cảng.

Trong bài viết này, Indochina247 sẽ phân tích chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển từ Việt Nam, kèm case study thực tế với số liệu chi phí cụ thể, giúp doanh nghiệp và sinh viên ngành logistics hiểu rõ cách vận hành trong thực tế.

Tổng quan xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Trong thương mại quốc tế, vận tải biển là phương thức vận chuyển phổ biến nhất trên thế giới.

Theo thống kê của các tổ chức logistics quốc tế, hơn 80% khối lượng hàng hóa toàn cầu được vận chuyển bằng đường biển.

Nguyên nhân nằm ở ba yếu tố quan trọng: chi phí – năng lực vận chuyển – mạng lưới cảng biển toàn cầu.

Chi phí vận chuyển thấp nhất trong các phương thức

Nếu so sánh giữa các phương thức vận tải quốc tế:

Ví dụ tuyến Việt Nam – Đức

Nếu doanh nghiệp xuất khẩu 20 tấn hàng, vận chuyển bằng đường biển có thể giảm hơn 90% chi phí so với đường hàng không.

Phù hợp vận chuyển hàng khối lượng lớn

Container tiêu chuẩn có thể chứa khối lượng hàng rất lớn:

Các ngành sử dụng container nhiều nhất gồm:

• cà phê / gạo / hạt điều / gỗ / máy móc / nguyên vật liệu công nghiệp.

Hệ thống cảng biển Việt Nam phát triển mạnh

Hiện nay Việt Nam có nhiều cảng biển lớn phục vụ xuất khẩu:

• Cát Lái (TP.HCM) / Hải Phòng / Cái Mép – Thị Vải.

Từ các cảng này, hàng hóa có thể vận chuyển trực tiếp tới:

• Châu Âu / Mỹ  / Úc / Trung Đông / Châu Phi.

Điều này giúp doanh nghiệp Việt Nam dễ dàng mở rộng thị trường xuất khẩu toàn cầu.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển từ Việt Nam

Một lô hàng xuất khẩu container thường trải qua 5 bước quan trọng trong quy trình logistics quốc tế.

Nếu doanh nghiệp thực hiện sai một bước, có thể phát sinh các rủi ro như:

• trễ tàu

• phát sinh phí lưu container

• bị phạt hợp đồng với khách hàng.

Dưới đây là quy trình xuất khẩu container thực tế tại Việt Nam.

Bước 1: Ký hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) là cơ sở pháp lý quan trọng của toàn bộ giao dịch xuất khẩu.

Trong hợp đồng cần xác định rõ các nội dung sau:

Điều kiện giao hàng (Incoterms)

Các điều kiện phổ biến nhất trong xuất khẩu đường biển gồm:

FOB – Free On Board

Người bán giao hàng lên tàu tại cảng đi.

CFR – Cost and Freight

Người bán chịu chi phí vận chuyển đến cảng đến.

CIF – Cost Insurance and Freight

Người bán chịu cả chi phí vận chuyển và bảo hiểm.

Việc lựa chọn Incoterms sẽ quyết định:

• ai thuê tàu

• ai mua bảo hiểm

• ai chịu rủi ro vận chuyển.

Điều khoản thanh toán quốc tế

Các phương thức thanh toán phổ biến gồm:

• T/T (Telegraphic Transfer)

• L/C (Letter of Credit)

• D/P – D/A.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp xuất khẩu mới thường gặp rủi ro khi sử dụng T/T trả chậm.

Bước 2: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu

Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu.

Đây là bước mà nhiều doanh nghiệp mới thường mắc sai sót.

Bộ chứng từ cơ bản gồm:

Sai sót phổ biến nhất là:

• sai HS Code

• sai trọng lượng

• sai giá trị invoice.

Những lỗi nhỏ này có thể khiến container bị giữ tại cảng và phát sinh chi phí lưu bãi.

Bước 3: Booking tàu (đặt chỗ container)

Booking tàu là quá trình doanh nghiệp đặt chỗ container với hãng tàu hoặc công ty forwarder.

Thông tin cần cung cấp khi booking gồm:

• cảng đi (Port of Loading)

• cảng đến (Port of Discharge)

• loại container

• trọng lượng hàng.

Các loại container phổ biến

Nếu lựa chọn container không phù hợp, doanh nghiệp có thể tăng đáng kể chi phí vận chuyển.

Bước 4: Đóng hàng vào container (Stuffing)

Sau khi có container rỗng, doanh nghiệp tiến hành đóng hàng.

Quy trình này gọi là stuffing container.

Một số lưu ý quan trọng:

Chống ẩm cho hàng hóa

Các mặt hàng nông sản như:

• cà phê  /  gạo   / hạt điều

rất dễ bị ẩm mốc trong quá trình vận chuyển dài ngày trên biển.

Do đó cần sử dụng:

• túi hút ẩm  /  giấy chống ẩm  / pallet gỗ.

Chằng buộc hàng hóa

Nếu container không được chằng buộc đúng kỹ thuật:

• hàng hóa có thể bị xô lệch

• dễ vỡ khi tàu rung lắc.

Bước 5: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan điện tử.

Hồ sơ gồm:

•  hợp đồng / invoice   / packing list / booking tàu.

Sau khi thông quan, container sẽ được đưa vào bãi cảng chờ xếp lên tàu.

Case Study thực tế: doanh nghiệp mất 85 triệu vì booking tàu muộn

Đây là một trường hợp thực tế mà Indochina247 từng hỗ trợ.

Thông tin lô hàng

Vấn đề phát sinh

Doanh nghiệp booking tàu chỉ trước ngày đóng hàng 3 ngày.

Trong thời điểm đó:

• container rỗng khan hiếm

• hãng tàu hết slot.

Kết quả:

Container phải chờ thêm 5 ngày mới có tàu.

Chi phí phát sinh

Tổng thiệt hại:

85 triệu VNĐ cho một container.

Bài học logistics quan trọng

Doanh nghiệp nên:

• booking tàu trước 7 – 10 ngày

• kiểm tra container rỗng

• chuẩn bị chứng từ sớm.

Đây là nguyên tắc quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Lời khuyên chuyên gia xuất nhập khẩu: 

Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là phương thức vận chuyển quan trọng nhất trong thương mại quốc tế.

Doanh nghiệp muốn xuất khẩu hiệu quả cần hiểu rõ:

• quy trình logistics

• chứng từ xuất khẩu

• cách booking tàu

• các rủi ro vận chuyển.

Nếu chuẩn bị tốt, doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng trăm triệu chi phí logistics mỗi năm.

Indochina247 thường xuyên chia sẻ case study thực tế về xuất nhập khẩu và logistics quốc tế để giúp:

• sinh viên hiểu đúng nghề logistics

• doanh nghiệp tránh rủi ro khi xuất khẩu.

 

Vận chuyển hàng từ Úc về Việt Nam 2026: Giá thực và bảng giá

Vận chuyển đường biển kem chống nắng nâng cơ từ Hàn Quốc

Nhận đặt hàng order và vận chuyển trọn gói từ Mỹ và Canada

Vận chuyển hàng lẻ bằng đường biển sang Philippines